Forvaltninger og institutioner

Stadsarkivets service til forvaltninger, institution, § 60-selskaber m.fl.

Hvad er Stadsarkivets opgaver i forhold til forvaltninger m.fl.?

Stadsarkivets opgaver og kompetencer i forhold til Kommunens forvaltninger, institutioner m.fl. er beskrevet i ”Vedtægt for Guldborgsund Stadsarkiv”, som du finder nederst på siden.

Stadsarkivets opgaver i forhold til den kommunale organisation er kort fortalt at udstikke retningslinjer for og hjælpe med bevaring og kassation af Kommunens arkivalier, således at Kommunen kan varetage arkivmæssige hensyn.

Arkivalier er både papirarkivalier, men i dag og fremover i endnu højere grad data fra bevaringsværdige it-systemer.

Stadsarkivet modtager Kommunens bevaringsværdige arkivalier (papir og digitale) i henhold til retningslinjerne og lovgivningen for bevaring, kassation og aflevering af disse til offentligt arkiv, dvs. Stadsarkivet.

Stadsarkivet fører tilsyn med Kommunens overholdelse af arkivmæssige hensyn.

Stadsarkivet stiller efterfølgende arkivalierne til rådighed for borgere, forskere og den kommunale forvaltning i henhold til arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser.

Hvordan varetager vi bedst muligt arkivmæssige hensyn?

Arkivlovens § 8 fastlægger, at ”Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde.”

I stk. 2 fastslå, at ”Myndighederne skal drage omsorg for, at arkivalier der er lagret på elektronisk medium bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver.”

”Myndighed” er i dette tilfælde faktisk ikke Stadsarkivet, men den kommunale forvaltning, som skal have så tilpas meget styr på sine arkivalier (papir og digitale), at de kan afleveres til offentligt arkiv, dvs. Stadsarkivet.

Arkivbekendtgørelsens § 1, stk. 2 uddyber arkivmæssige hensyn som myndighedernes pligt til at træffe ”1) […] forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt 2) at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.”

Myndigheden skal derfor opbygge, administrerer og afslutte deres sager og systemer, så der efterfølgende kan findes rundt i dem – også om 100 år, når den pågældende kommunale sagsbehandler er død og borte, og verden ser helt anderledes ud!

I praksis varetages arkivmæssige hensyn bedst ved at have fokus på god sagsdannelse med klare sagsgange, entydig journalisering og fælles forvaltningssprog fra oprettelse over behandling til afslutning og arkivering af en sag, et papirarkiv eller et it-system.

Bevaringsværdige it-systemer og data heri må ikke slettes, før der er lavet en arkiveringsversion af systemet. Efter arkivering må forvaltningen slette data, når de ikke længere har administrativ og/eller retlig brug for dem.

Stadsarkivet er klar med råd og vejledning i alle faser, herunder også forhandlinger med systemleverandører om udarbejdelse af arkiveringsversioner af bevaringsværdige digitale data.

Hvilke arkivalier skal bevares og hvilke skal kasseres?

I kan se under love og regler m.v., hvilke arkivalier (papir og digitale), der skal bevares og hvilke der skal kasseres. Bemærk at der kan være besluttet merbevaring for visse arkivaliers vedkommende. Det er f.eks. tilfældet med chefssager (til og med lederniveau) i Guldborgsund Kommune.

Kontakt Stadsarkivet med spørgsmål om bevaring og kassation.

Er vores it-system eller data i det bevaringsværdigt og hvad betyder det?

Guldborgsund Stadsarkiv samarbejder med centre m.fl. digitale om deres digitale systemer med henblik på en vurdering af, om data i systemerne er bevaringsværdige (B) eller ej (K) i henhold til gældende bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i kommunerne samt hvornår systemerne skal arkiveres.

I skal meddele Stadsarkivet, hvis der sker ændringer i jeres systemportefølje.

Hvordan sikrer vi arkivmæssige hensyn ved indkøb til nyt it-system?

Stadsarkivet skal inddrages så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system. Det skal nemlig vurderes, hvorvidt systemet eller data i systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet er bevaringsværdigt skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales, hvordan og hvornår der skal ske arkivering af data fra systemet. Der må ikke foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Hvordan afleverer vi papir- og digitalarkivalier til Stadsarkivet?

Aflevering af både papirarkivalier og digitale arkivalier foregår efter aftale med Stadsarkivet. For digitale arkivalier sker det i henhold til systemoversigten og de heri fastlagte afleveringstidspunkter. For papirarkivaliernes vedkommende sker det i forbindelse med enten henvendelse fra forvaltningen/institutionen eller Stadsarkivet. Læs mere herom i ”Papirarkivalier” og ”IT arkivering” i menuen til venstre.

Kan forvaltninger og institutioner låne arkivalier fra Stadsarkivet?

Forvaltninger og institutioner kan på visse sikkerhedsmæssige betingelser låne arkivalier fra Stadsarkivet. Udlån af Stadsarkivets arkivalier foregår ved personlig, telefonisk eller e-mailhenvendelse til Stadsarkivets medarbejdere. Forespørgslen behandles herefter af Stadsarkivet, som giver besked til forvaltningen/institutionen, om/når arkivalierne er klar til afhentning eller når det udbringes. Ved endt udlån afleveres arkivalierne enten i Stadsarkivet eller på Stadsarkivets hylde i postrummet på Parkvej 37.

Anmeldelse af nye systemer

Nyt it-system? Stadsarkivet inddrages ved kravspecifikation

Stadsarkivet skal inddrages så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system. Det skal nemlig vurderes, hvorvidt systemet eller data i systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet er bevaringsværdigt skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales, hvordan og hvornår der skal ske arkivering af data fra systemet. Der må ikke foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Stadsarkivet hjælper forvaltningen med at stille de rigtige krav til konvertering af data fra gammelt til nyt system og arkivering fra nyt systemet, INDEN systemet er indkøbt, installeret og betalt!

Se her hvem du ellers skal tale med før du køber nyt it-system.

Lidt mere om hvorfor og hvad Stadsarkivet hjælper jer med?
I henhold til § 3 i ”Vedtægt for Guldborgsund Stadsarkiv” skal forvaltninger ”… orientere Stadsarkivet om organisationsændringer og anskaffelse af nye IT-systemer/digitale sagsstyringssystemer, så arkivbestemmelser kan fastlægges.”

Det betyder i praksis, at Stadsarkivet skal inddrages så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system. Stadsarkivet vil i den forbindelse kortlægge systemet for at vurdere:

1. Om systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen, eller
2. Om systemet ikke er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet ikke er bevaringsværdigt (2) har Stadsarkivet ingen videre bemærkninger til systemet, udover eventuelle opmærksomhedspunkter varetagelse af arkivmæssige hensyn for data, der kan kasseres.

Hvis systemet derimod er bevaringsværdigt (1) skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales:

a) om arkivering skal ske fra det gamle system inden lukning og eventuel konvertering af data fra det gamle system ind i det nye system, eller
b) om arkivering først skal ske senere fra det nye system, hvorved forvaltningen skal sikre sig, at data kan konverteres fra gammelt til nyt system uden at der sker datatab, samt
c) at der kan arkiveres fra det nye system i henhold til den til enhver tid gældende bekendtgørelse på området.

BEMÆRK at der ikke må foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Stadsarkivet vil være behjælpeligt med råd, vejledning og HELT KONKRETE FORMULERINGER TIL SYETEMKRAV, som forvaltningen skal sørge for at få med i et evt. udbud og en kontrakt med en systemleverandør, således at både konvertering og arkivering kan ske uden datatab og i henhold til lovgivningen.

Det er med andre ord vigtigt, at forvaltningen stiller de rigtige krav til konvertering af data fra gammelt til nyt system og arkivering fra nyt systemet, INDEN systemet er indkøbt, installeret og betalt!

Anskaffelse af IT-systemer

Formålet med denne procedure er at sikre at alle relevante områder bliver hørt forinden anskaffelse af nyt IT-system og at der udvises rettighed omhu, så fejlindkøb, manglende integrationer og fejl i kontrakter undgås.

Uanset anskaffelsen drejer sig om et stort eller lille IT-system, skal følgende involveres:

Hvem skal involveres og hvorfor?

IT - Support@guldborgsund.dk

I henhold til Kommunens IT-sikkerhedspolitik skal IT-afdelingen involveres inden indkøb af nye IT-systemer for at sikre den bedste tekniske løsning i forhold til det bestående IT-miljø og i forhold til økonomiske og personalemæssige ressourcer.
IT-afdelingen kan, i forbindelse med større anskaffelser/projekter, stille en projektleder til rådighed. Ved mindre anskaffelser/projekter kan IT-afdelingen stille konsulenter til rådighed.

Juridisk afdeling

Sikre kommunens retsstilling som kontraktspart. Det vil bla. sige at sikre at kravene til det leverede udstyr fremgår af kontrakten således at kommunen kan gøre mangelsindsigelser gældende, herunder kræve afhjælpning af manglen, hæve købet , kræve nedslag i prisen eller gøre erstatningskrav gældende.

ESDH-koordinatoren - Hanne Larsen, hla@guldborgsund.dk

Afklaring af, hvorvidt systemet skal have integration til kommunens ESDH-system
Afklaring af systemets samspil med ESDH-systemet.
Afklaring af, om eksisterende ESDH-system vil kunne dække det beskrevne formål.

Stadsarkivaren - Christian Frederiksen, cfred@guldborgsund.dk 

Stadsarkivet skal inddrages, så tidligt som muligt, når en forvaltning overvejer at indkøbe et system for at vurdere, hvorvidt systemet eller data i systemet er bevaringsværdigt iht. arkivlovgivningen.

Hvis systemet er bevaringsværdigt skal det mellem forvaltningen og Stadsarkivet aftales, hvordan og hvornår der skal ske arkivering af data fra systemet. Der må ikke foretages sletning i eller af bevaringsværdige digitale systemer, før der er udarbejdet og godkendt en systemuafhængig arkiveringsversion.

Stadsarkivet hjælper forvaltningen med at stille de rigtige krav til konvertering af data fra gammelt til nyt system og arkivering fra nyt systemet, INDEN systemet er indkøbt, installeret og betalt.

Styring, Innovation & Indkøb - dha@guldborgsund.dk

Kan kontaktes hvis der er usikkerhed omkring udbudsprocesser i forbindelse med et eventuelt udbud inden et indkøb igangsættes. Herunder gældende lovgivning og regler for udbud og konkurrenceudsættelse.
Desuden kan anvises værktøjer, herunder it-værktøj, skabeloner, tidsplaner mv. til brug for konkurrenceudsættelsen samt kontakt til brug af blandt andet juridisk bistand, SKI og FUS.

Arkivering fra kommunens institutioner

Her finder du en generel vejledning til aflevering af bevaringspligtigt materiale fra alle kommunens institutioner.

Alle kommunale institutioner er omfattet af arkivlovens krav om bevaring af visse typer arkivalier/informationer/data.

Klik her for at se, hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med både opbevaring, bevaring og aflevering af din institutions arkivalier.

IT arkivering

Hvad er digital arkivering?

Danske kommuner begyndte at indføre it-systemer i slutningen af 1970'erne, og fra 1990'erne tog udviklingen for alvor fart.

I dag arbejder Guldborgsund Kommune, som de fleste offentlige myndigheder, næsten udelukkende digitalt. Det betyder for eksempel, at der ikke længere dannes papirsager, men at sager og dokumenter, der produceres i kommunen, gemmes i et ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokument Håndteringssystem) eller i et fagsystem. Der findes en lang række fagsystemer, som hjælper med alt fra fordeling af børn i daginstitutioner og skoler over udbetaling af sociale ydelser til omsorg for ældre.

For at kunne dokumentere myndighedernes virke og bevare den bevaringsværdige dokumentationen for eftertiden blev det med Arkivloven af 2002 lovpligtigt at arkivere data fra offentlige it-systemer.

Hvad arkiverer man?

Man gemmer ikke alt, men primært data fra systemer, som indeholder personoplysninger. Det, der skal bevares, er beskrevet i bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004, som gælder for arkivalier frem til 31. december 2006, og Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010, som gælder for arkivalier fra 1. januar 2007. Se bekendtgørelser og vejledninger nederst på siden.

Det er Stadsarkivets opgave at vurdere, om de enkelte systemer er bevaringsværdige ud fra disse bekendtgørelser.

Bemærk at der i Guldborgsund Kommune er besluttet merbevaring af alle chefsager til og med teamlederniveau afsluttet også efter 1. januar 2007.

Hvornår og hvordan arkiverer man?

Man arkiverer et it-system, når:

  1. Systemet går ud af brug.
  2. Arkivmæssige hensyn kræver det, f.eks. fordi der er risiko for, at man ikke senere kan komme til at arkivere det.
  3. Der skal ske sletning af data i systemet i henhold til persondataloven.

Guldborgsund Stadsarkiv har i samarbejde med forvaltningerne kortlagt Kommunens digitale systemer med henblik på en vurdering af, om systemerne er bevaringsværdige (B) eller ej (K) i henhold til bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne samt hvornår systemerne skal arkiveres. Denne arkiveringsplan er godkendt af direktionen i august 2011.

Find systemoversigten med arkiveringstidspunkter nederst på siden. Du skal også meddele Stadsarkivet, hvis der sker ændringer i jeres systemportefølje.

Bemærk at der arkiveres fra bevaringsværdige KMD-systemer en gang årligt via tilmelding til KMD-Arkivering, mens øvrige (ikke KMD-)systemer kræver lidt mere forarbejde fra både den afleverende forvaltning og Stadsarkivets side. Bemærk ligeledes, at afleveringstidspunkt for ByggesagsStyringsSystemet og GeoEnviron ikke er fastlagt, idet arkivering i henhold til arkivlovgivningen skal ske, når arkivmæssige hensyn tilsiger det, hvilket f.eks. vil sige, når data i systemet er meget gamle eller ved overgang til nyt system.

Arkivering fra ikke-KMD-systemer igangsættes, jf. arkiveringsplanen ved henvendelse fra Stadsarkivet til den afleverende forvaltning. Her aftales arkiveringsforløbet, aftaler med systemleverandør (eller annoncering af arkiveringsopgaven) og Stadsarkivet og NEA udsteder en afleveringsbestemmelse for systemet. Forvaltningen sikrer herefter i samarbejde med Stadsarkivet, at der afleveres en systemuafhængig arkiveringsversion til stadsarkivet.

Arkiveringsversionen skal godkendes af Stadsarkivet/NEA. Udgifter til udarbejdelse og test af arkiveringsversion afholdes af den afleverende forvaltning/institution. I Guldborgsund Kommune er der dog som udgangspunkt afsat et centralt budget til udarbejdelse og test af arkiveringsversioner.

Hvad er en systemuafhængig arkiveringsversion?

En arkiveringsversion er et udtræk af de data, der ligger i et it-system, der skal bevares. Årsagen til, at man ikke bare gemmer systemet, som det ligger på kommunens servere, er, at man ikke kan regne med at kunne afvikle det, dvs. læse data, om 50, 100 eller 200 år, hvor vores nuværende filtyper (word, pdf osv.) m.v. måske er afløst af andre filtyper.

At holde gang i systemer, der kan læse disse data, bliver på sigt en både besværlig og dyr løsning. Derfor har man i Danmark valgt en konverteringsstrategi, som betyder, at bevaringsværdige it-systemer konverteres til systemuafhængige arkiveringsversioner med bestemte mappestrukturer og filformater, som man vurderer at være de mest langtidsholdbare til bevaring af både registerdata/søgemidler, dokumenter, billede, lyd og film uden kvalitetstab. Bevaring af digitale data kræver bevaringsstrukturer og -formater, der er så uafhængige af ”tidens systemer”, som muligt.

Data i arkiveringsversioner gemmes derfor på en særlig måde, der er beskrevet i Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004 (med dispensationer gældende til og med 2010) eller Bekendtgørelse 1007 af 20. august 2010 (nugældende bekendtgørelse).

Leverandørinformation

Guldborgsund Stadsarkiv er medlem af NEA- Netværket Elektronisk Arkivering, hvor 25 kommuner øst for Storebælt samarbejder om digital arkivering. Stadsarkivet tester og arkiverer digitale systemer i samarbejde med NEA.

NEA-samarbejdet har formuleret en vejledning til systemleverandører, der skal producere arkiveringsversioner af bevaringsværdige it-systemer til offentligt arkiv, herunder til Guldborgsund Stadsarkiv.

Klik her for at se vejledning til systemleverandør, der giver svar på de hyppigste spørgsmål.

Hvad er forskellen på sletning og kassation?

Sletning handler om sletning af de oplysninger i it-systemerne, som kommunens sagsbehandlere kan se. Sletning sker i henhold til Persondataloven.

Kassation (og bevaring) handler om, at Guldborgsund Stadsarkiv vurderer, om data fra et givet it-system skal arkiveres (det vil sige bevares) eller ej i henhold til gældende lovgivning.

Hvordan er det med Persondataloven og Arkivloven?

Persondataloven og Arkivloven er modsatrettede lovgivninger. Persondataloven har til formål at beskytte borgerne mod, at myndighederne til tid og evighed ligger inde med oplysninger om dem.

Arkivloven har til formål at bevare oplysninger for eftertiden. Arkivloven opfattes dog som særlovgivning i forhold til Persondataloven, hvilket betyder, at der godt nok skal slettes data, men ikke før der er arkiveret fra de bevaringsværdige it-systemer.

Guldborgsund Stadsarkiv er i arkivhenseende en myndighed, der er adskilt fra den kommunale forvaltning. Er der først arkiveret og slettet data fra et kommunalt it-system, har den kommunale forvaltning således ikke umiddelbar adgang til oplysningerne. Vil den kommunale forvaltning have adgang til de arkiverede oplysninger, må de derfor søge adgang via arkivet og – hvis oplysningerne har været omfattet lov om behandling af personoplysninger – også samtykke fra Datatilsynet, jf. arkivlovens § 34.

Papirarkivalier

Hvad er papirarkivering?

Alt papirmateriale i jeres registre (journalkort eller andre søgemidler) journalsager, ringbind, hængemapper og kasser i kælderen er omfattet arkivlovgivningen. Det gælder også filmruller, lyd- og videobånd.

For papirarkivalier m.v. skabt og afsluttet før 1. april 1970 gælder Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003. Hvis I ligger inde med materiale fra før 1970 skal Stadsarkivet kontaktes hurtigst muligt med henblik på at få aftalt aflevering eller kassation af dette materiale.

For papirarkivalier m.v. skabt og afsluttet mellem 1. april 1970 og 31. december 2006 gælder Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004
For papirarkivalier m.v. skabt/afsluttet efter 1. januar 2007 gælder Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010.

Bemærk at der i Guldborgsund Kommune er besluttet merbevaring af alle chefsager til og med teamlederniveau afsluttet også efter 1. januar 2007.

Se bekendtgørelser og vejledninger m.v. her eller kontakt Stadsarkivet, hvis I er i tvivl eller har spørgsmål.

Hvornår afleveres?

Aflevering af materiale kan kun ske efter aftale med Stadsarkivet. Vi fastlægger proceduren for forløbet og godkender jeres afleveringsfortegnelse (dvs. liste over arkivalier, som I ønsker at aflevere).

Hovedreglen er, at Stadsarkivet modtager bevaringsværdige papirarkivalier m.v., når det ikke længere er i administrativ eller retlig brug. Afleveringsdatoen regnes fra den sidste indførsel i en protokol eller fra seneste dokumentdato i en sag. Materiale kan undtages fra aflevering, hvis det er i fortsat administrativ brug, som f.eks. tegningsarkiver.

Hvis der sker en nedlæggelse af jeres institution, og ingen andre overtager arbejdsområderne, skal materialet straks afleveres til Stadsarkivet.

Flyttes arbejdsområder fra en institution til en anden inden for Guldborgsund Kommune, skal Stadsarkivet underrettes herom. Materialet skal holdes adskilt i den overtagende institution med mindre andet aftales med Stadsarkivet.

Flyttes arbejdsområder uden for den kommunale forvaltning/myndighed, skal arkivbestemmelser aftales mellem Guldborgsund Stadsarkiv og den overtagende institution/myndighed/virksomhed.

Ved aflevering af arkivalier fra en forvaltning eller institution til Stadsarkivet overgår ansvaret for materialet til Stadsarkivet. Det betyder, at al efterfølgende adgang til arkivalierne sker gennem henvendelse til Stadsarkivet.

Kontakt Stadsarkivet hvis I ønsker at aflevere arkivalier.

Hvordan afleveres?

En arkivaflevering forløber overordnet som beskrevet nedenfor:

A. Planlægning af afleveringen
Forvaltningen/institutionen kontakter Stadsarkivet vedrørende afleveringen. Herefter beskriver Stadsarkivet og forvaltningen/institutionen i fællesskab afleveringens indhold, omfang og andre informationer vedrørende arkivalierne der måtte være relevante. Stadsarkivet beskriver eventuelt dette i en såkaldt afleveringsbestemmelse.

B. Behandlingen af arkivet/afleveringen
Forvaltningen/institutionen tilvejebringer den nødvendige dokumentation (journal- og arkivplaner) for afleveringen og ordner herefter afleveringen. Ordningen af arkivet består af:

Sortering af materialet i overensstemmelse med de arkiv- eller journalplaner der knytter sig til afleveringen.

Kassation af det materiale der i henhold til de gældende kassationsbestemmelser ikke skal afleveres, og hvis kassationsfrist er nået. Såfremt det kasserede materiale indeholder personfølsomme oplysninger, skal materialerne enten fortsat opbevares forsvarligt eller destrueres under opsyn. Stadsarkivet kontaktes inden materiale destrueres.

Pakning af afleveringen. Arkivalierne skal renses (sagsrensning) for al overflødigt materiale – mapper, ikke fasthæftede clips, plasticlommer, elastikker o. lign. dels for at nedbringe materialets fysiske størrelse, dels for at undgå materialer, der kan ødelægge arkivalierne i arkivæskerne. Efter endt sagsrensning pakkes arkivalierne i korrekte arkivæsker og ”mærkes” med blyant efter Stadsarkivets retningslinjer.

C. Aflevering
Forvaltningen/institutionen udarbejder en afleveringsfortegnelse der angiver afleveringens indhold på æskeniveau, omfang og kontaktpersoner/ansvarlige i forhold til afleveringen. Afleveringen kan modtages når afleveringsfortegnelsen er modtaget og godkendt af Guldborgsund Stadsarkiv. Den afleverende institution modtager herefter en kvittering for afleveringen.
Forvaltningen/institutionen betaler som udgangspunkt alle udgifter, der er forbundet med det afleveringsforberedende arbejde, dvs. arkivæsker og evt. transport af arkivalier til arkivet.

D. Opfølgning
Såfremt der er grove fejl og mangler i afleveringen, kan institutionen opkræves det beløb, det koster at bringe orden i materialerne i Guldborgsund Stadsarkiv. Grove fejl og mangler kan f.eks. være manglende eller forkert ”mærkning” (med blyant på ryggen af æsken) af arkivæsker, manglende sagsrensning, anvendelse af forkerte arkivæsker eller mangelfuldt ordnet materiale, som f.eks. er i uoverensstemmelse med den arkiv- eller journalplan der knytter sig til materialet.

Se eksempel på omfattende aflevering af skolearkivalier dækkende alle tre bekendtgørelsesperioder (arkivalier før 1970, fra 1970 til 2006 og fra 2007 og frem) i forbindelse med skolelukninger i 2011 i menuen til venstre.

Kontakt i øvrigt Stadsarkivet, hvis I er i tvivl. Vi hjælper og rådgiver jer rigtig gerne.

Gode råd om opbevaring af arkivalier

Det er en god idé at indrette et arkiv efter, hvad der skal bevares, og hvad der skal kasseres. På den måde kan I nemt finde frem til det bevaringsværdige materiale, når der skal afleveres til Stadsarkivet. Det er ikke tilladt at aflevere materialet til andre arkiver end Stadsarkivet. Jeres eget arkiv er en midlertidig foranstaltning, indtil materialet er ude af administrativ og retlig brug.

Stadsarkivet modtager som udgangspunkt kun bevaringsværdigt materiale. Aflevering af kassabilia sker kun undtagelsesvis og efter særlig aftale. Ved aflevering af kassabilia overtager Stadsarkivet ansvaret for og arbejdet med at kassere de pågældende arkivalier, når kassationsfristerne nås. Det er jeres ansvar at pakke og klargøre afleveringen.

Gode råd om indretning af arkivrum

Arkivalier (f.eks. papir, film, lyd- og videobånd, cd, dvd) nedbrydes med tiden. Ved indretningen af jeres arkiv skal I derfor være opmærksomme på gulvenes bæreevne og belægning, vægflader, vinduesareal og adgangsforhold, reolernes placering, elinstallationer, rørføring, luftfugtighed og temperatur, tyverisikring og brandsikring. Er materialet f.eks. angrebet af svampe, skal det desinficeres inden aflevering til Stadsarkivet.

Vi bistår også gerne med vejledning.

Makulering

Materiale kan kasseres, når det ikke længere er i administrativ brug, og det skal altid destrueres på betryggende vis. Hvis I træffer aftale med et privat firma om makulering, skal I sikre jer, at transporten af materialet foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.

Kontakt

Center for Politik & Personale

Stadsarkivet

Telefon: 54 73 10 00

Send Digital Post (kræver NemID)