Tilgængelighed i Stadsarkivet

Tilgængelighed – hvad må jeg se og hvornår skal jeg søge om dispensation?

Hesnæs strand

Der er i arkivloven fastsat frister for, hvornår offentlige arkivalier er tilgængelige. Fristerne skal beskytte fortrolige oplysninger af offentlig og privat karakter. Som personfølsomme oplysninger regnes for eksempel oplysninger om enkeltpersoners: økonomi, race, religion, politiske og foreningsmæssige forhold, strafbare forhold, helbredsforhold, seksuelle forhold og sociale forhold.

Arkivalier, der indeholder personfølsomme oplysninger, er tilgængelige efter 75 år, mens de øvrige er tilgængelige allerede efter 20 år.
Du kan søge om dispensation fra tilgængelighedsreglerne.

Ansøgning om adgang til materiale, der ikke er umiddelbart tilgængeligt

Hvis du vil søge om adgang til arkivalier, der ikke er umiddelbart tilgængelige, skal du udfylde et ansøgningsskema og sende det til os med posten eller som indscannet dokument vedhæftet en sikker e-mail.

Ansøg om adgang til materiale, der ikke er umiddelbart tilgængeligt

Du skal sende ansøgningen til Guldborgsund Stadsarkiv. Hvis arkivalierne er afleveret til Stadsarkivet kan du forvente svar inden for 15 dage. Hvis materialet ikke er afleveret til Stadsarkivet, behandles dispensationsansøgningen i samråd med den forvaltning, der har skabt og endnu opbevare sagen. I disse tilfælde kan der forventes svar inden for 30 dage.

I de tilfælde, hvor oplysningerne er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, kræver arkivloven yderligere, at der opnås samtykke fra Datatilsynet. Dette kan eventuelt forlænge svartiden på ansøgningen.

Dispensationsafgørelsen vil være bestemt af, om formålet med benyttelsen af arkivalierne kan opfyldes, uden at beskyttelseshensynet i forhold til den enkelte borger krænkes.

Hver ansøgning vurderes for sig. Får du dispensation fra fristerne, vil det af tilladelsen fremgå, at du skal overholde nærmere bestemte vilkår, og at du med din underskrift skal bekræfte, at du er indforstået med vilkårene. Du får skriftligt svar.

Alle borgere har et retskrav på at få en ansøgning behandlet, men ingen har et retskrav på at få en tilladelse til at benytte arkivalierne, før fristerne er udløbet.

Hvis du vil vide mere om reglerne for adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, herunder forskelle på aktindsigt og arkivlovens tilgængelighedsregler, så læs vejledningen herunder.

Kontakt

Center for Politik & Personale

Stadsarkivet

Telefon: 54 73 10 00

Send Digital Post (kræver NemID)